案例背景

 
近年来，由于我国经济的快速发展及疫情的影响，我国燃油车仍是乘用车市场的“主力军”，而加油站作为成品油产业链中游，随着疫情防控不断取得积极进展，汽油消费将继续稳步回升。预计，2022-2026成品油将在0.5%-3%区间的增速发展，预计2026中国成品油表观消费量将会达到峰值，为3.64亿吨。  
乌鲁木齐县智源商贸有限公司成立于2006年，位于新疆乌鲁木齐市。主要经营：车用燃油（汽油、柴油）、润滑油等产品的批发、零售业务。在全疆拥有加油站20余座，自有油罐车10辆，为周边工程项目提供柴油配送业务，成为南北疆成品油行业领军企业。
 

行业痛点

智源商贸加油站业务所属批发零售业。批发零售业是社会大生产过程中的重要环节，是决定经济运行速度、质量和效益的引导性力量，是我国市场化程度最高、竞争最为激烈的行业之一。但从中国加油站现有发展来看，普遍存在管理水平低、零售业态落后以及加油计量合格率低的问题。相较于国外加油站而言，中国代表性的中石油、中石化集团仍存在组织化程度不高、管理手段落后等问题;从零售业态来看，中国仍存在较多分散的低水平经营加油站，处于落后的状态。因此，无论是国有石油公司还是民营加油站的销售管理业务数字信息化转型都已迫在眉睫。  

解决方案

为了帮助企业数字化转型，财务部李总监经朋友推荐了解到了Workfine，仅用了一周时间看完学习教程后，利用平台搭建了智慧数据系统，主要运用于站前服务、基础数据、发票管理、财务分析、报销管理、加油卡储值等方面。
   

1. 日报填报

智源商贸主营业务为燃油、润滑油批发、零售业务，每天的销量信息的获取对于企业来说，是营运同事或者领导每天早上的必做事情之一，通过日报了解每一天的销售情况，也可以从一个月的销售日报中了解销售的变化情况，总结规律，以此制定更好长期销售规划和短期销售计划。

使用前：

在此之前销售人员一直使用的Excel来汇报每日销量，由于员工填写不便，管理人员需要逐个检查并且催促交报，不仅沟通成本大，而且员工的日报上报效率依旧很低。

使用后：

作为一个纯web网页版的开发平台，可以随时随地访问数据，使用Workfine后，日报可以通过移动端在线填报便于公司协同办公，对于不懂电脑的工作人员也可以快速填报数据了，而且支持多种通知提醒方式（短信、邮件、应用消息等）方便及时沟通。另外大部分字段数据自动填写，只需手工填写少部分数据即可完成日报上传，日报上报效率大大提升，销售人员的积极性也提高了。
 

2. 财务分析

在智源的财务部工作中少不了与财务报表打交道，包括常见的“资产负债表”、“现金流量表”以及“利润表”等等。财务需要做大量的报表工作汇报给领导，实时了解企业的经营状况，公司的资产情况、盈利性、现金流状况等。

使用前：

在使用Workfine之前，财务部利用Excel的手工制作报表来制作企业所需的资产表、利润表等，以及用于统计产品的销售量、销售额，而智源在全疆拥有加油站20余座，站点散而多，不同站间的报表重复，导致工作效率低下。

使用后：

使用Workfine的报表开发功能制作报表并进行科目分析，不仅可以自动汇总财务数据，而且利用模板设计出统一模板，方便不同站使用相同填报，便于管理人员统一管理和监督。不仅大大提高了报表效率和报表的准确性，而且相同数据不用再重复录入了，报表数据也无须传来传去了，可以按时下班了。

3.客户对账

使用前：

在使用Workfine前，财务部采用的是手工记账和统计工作，而且因为与客户往来业务频繁，人工统计对账不仅繁琐，而且效率低下，还经常出错。

使用后：

利用Workfine建立了客户信息表，对客户单位、油品类型、销售单价等形成规范统一管理，避免了一个单位多个名称的现象，有效提高与客户对账的效率，以及一种油品不同称呼。

4.开票监管

使用前：

在智源传统报销流程中，站前填写报销单、贴票，财务审核、票据合规、做账等环节都存在着诸多痛点，而且因为站点分散，站前的工作人员在帮助客户开票后，并不清楚开票进度，而财务方面也无法监控到站前的工作人员是否存在重复开票的情况。

使用后：

通过Workfine建立了发票模块,通过导入开票系统导出的文件，在Workfine系统内做分析管理，不仅可查看单个客户开票趋势，而且可以进行业务数据作核对，避免站前多开发票，做到有效监督。

5.决策管理

使用前：

智源的加油站不仅多而分散，在使用Workfine前，油站间的数据管理不仅孤立，而且数据难于形成对比查看。

使用后：

通过Workfine建立决策管理，数据可视化不仅可以帮助财务从快速分析开票金额和份数趋势，而且多单位和单个单位相互比较分析数据，大大方便领导决策。

总结

关于数字化转型，李总监认为“业务数据数字化对于一个企业的发展有着重要作用，公司业务信息流程管理、数据分析都要有，单靠人工重复性工作的时代已经过去。“当今，现代化企业需要充分利用当下电子平台的优势，做到数据收集、分析，报表生成，希望越来越多的企业能像智源商贸借助Workfine这一数字化利器，让财务人员远离手工报表、脱离加班的苦海，让企业管理更高效协同。